SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD RADY PRO ROZHLASOVÉ A TELEVIZNÍ VYSÍLÁNÍ
Článek 1:
Místem určeným k příjmu doručených dokumentů podle § 2 odst. 1 vyhlášky č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby (dále jen „vyhláška") se rozumí:
  1. datová schránka Rady pro rozhlasové a televizní vysílání (dále jen „Rada")
  2. elektronická podatelna Rady na adrese podatelna[zavináč]rrtv[tečka]cz
  3. podatelna Rady v přízemí budovy na adrese sídla Rady, nebo
  4. mimo úřední hodiny podatelny Rady vrátnice v přízemí budovy na adrese sídla Rady
Článek 2:
Za dokumenty, které z hlediska činnosti Rady nemají úřední charakter, a tedy nepodléhají evidenci ve smyslu § 2 odst. 2 vyhlášky, se považují zejména:
  1. pozvánky na kulturní a společenské akce
  2. zdvořilostní pošta (novoročenky, blahopřání apod)
  3. osobní dopisy podle § 3 odst. 3 vyhlášky
  4. denní tisk a časopisy, nebo
  5. ostatní dokumenty, které nemají přímou vazbu na správní činnost Rady nebo na jinou její činnost, vyplývající ze zákonem daných kompetencí
Článek 3:
Stanoví se následující pravidla pro převádění dokumentů v analogové podobě na dokumenty v digitální podobě:
  1. převáděné dokumenty v analogové podobě se označí shodně s převedenými dokumenty v digitální podobě a uloží se v úložišti převedených dokumentů, obdobně se postupuje při převedení dokumentu v digitální podobě na dokument v analogové podobě (§ 5 odst. 6 vyhlášky)
  2. umožňuje-li to povaha dokumentu, převod provede podatelna Rady skenováním
  3. převáděný a převedený dokument obdrží shodný jednoznačný identifikátor v Intranetu Rady
Článek 4:
Dokumenty v analogové podobě jsou ve spisech uspořádány chronologicky, a to vzestupně nebo sestupně; v odůvodněných případech lze dokumenty ve spisu uspořádat podle jejich logických vazeb (§ 9 odst. 5 vyhlášky), a to:
  1. ve věcech licenčních řízení s více účastníky společného řízení se vytváří obecná část spisu společná pro celé řízení a zvláštní složky pro jednotlivé účastníky licenčního řízení
  2. ve věcech jiných řízení s větším počtem účastníků se postupuje obdobně podle písm. a)
  3. ve věcech personální a mzdové agendy může namísto chronologického uspořádání struktura spisu sledovat jednotlivé agendy, přičemž v rámci jedné agendy jsou dokumenty řazeny chronologicky
Článek 5:
Stanoví se následující pravidla pro rozdělování doručených dokumentů podatelnou (§ 10 odst. 1 vyhlášky):
  1. všechny doručené dokumenty úřední povahy jsou před zaevidováním podatelnou Rady předloženy vedoucímu Úřadu Rady, nebo, v nepřítomnosti vedoucího Úřadu Rady, jeho pověřenému zástupci
  2. vedoucí Úřadu Rady provede rozdělení dokumentů doručených a předložených podle písm. a) mezi jednotlivé odbory Úřadu Rady a vrátí doručené dokumenty podatelně Rady
  3. podatelna Rady dokumenty podle písm. b) od vedoucího Úřadu Rady převezme, zaeviduje a předá pověřeným zaměstnancům jednotlivých odborů Úřadu Rady. V rámci jednotlivých odborů, popřípadě oddělení, se postupuje obdobně podle písm. a) - b), s tím, že doručené dokumenty přiděluje ředitel odboru, popřípadě vedoucí oddělení, k vyřízení příslušným zaměstnancům, zpravidla prostřednictvím sekretariátu odboru.
Článek 6:
Okamžikem rozhodným pro plynutí skartační lhůty (tzv. spouštěcí událostí ve smyslu § 12 odst. 5 vyhlášky) se rozumí:
  1. právní moc rozhodnutí nebo usnesení, jímž se končí správní řízení
  2. konec platnosti oprávnění k provozování vysílání nebo převzatého vysílání
  3. uplynutí ochranných lhůt podle zvláštních právních předpisů
  4. zánik pracovně-právního vztahu
  5. ukončení smluvního vztahu
  6. uplynutí záruční doby, nebo
  7. jiný obdobný okamžik
Článek 7:
Podmínky podepisování dokumentů v analogové podobě odesílaných Radou, popřípadě osoby oprávněné k jejich podepisování, a podmínky používání uznávaného elektronického podpisu, uznávané elektronické značky, kvalifikovaného časového razítka, datových schránek a úředních razítek (§ 14 odst. 1 vyhlášky) stanoví Jednací řád Rady a Podpisový řád Úřadu Rady.
    Článek 8:
    Stanoví se následující postup při ukládání dokumentů a spisů ve spisovně, nebo v elektronickém systému spisové služby (§ 16 odst. 1 vyhlášky):
    Dokumenty a spisy se ukládají do pořadačů. Pořadače se v prostoru spisovny Rady řadí podle abecedního pořadí, dokumenty a spisy týkající se jednoho subjektu se řadí za sebou chronologicky. Toto ustanovení se použije na elektronický systém spisové služby přiměřeně.
    Spisy se předávají do spisovny souhrnně za jednotlivé odbory, ve variabilním časovém intervalu, který se odvíjí od počtu odborem vyřízených věcí.
      Článek 9:
      Stanoví se následující postup při zapůjčování a nahlížení do dokumentů (§ 16 odst. 6):
      Spisovna Rady vede evidenci o zapůjčování a nahlížení do dokumentů v analogové podobě, u dokumentů v digitální podobě je evidence přístupu vedena elektronickým systémem spisové služby. Dokumenty si muže zapůjčit a nahlížet do nich pouze oprávněná úřední osoba. Ustanovení správního řádu o nahlížení do spisu tím není dotčeno. Při zápůjčce se vyplňuje zápůjční list, na němž se uvede jméno, příjmení a funkce oprávněné úřední osoby, identifikace dokumentu, datum zápůjčky dokumentu a posléze datum jeho vrácení.
        Článek 10:
        Způsob přípravy a průběh skartačního řízení {§ 17 odst. 4 vyhlášky), stejně jako seznamy dokumentů určených k posouzení ve skartačním řízení (§ 17 odst. 5 vyhlášky) jsou upraveny v příloze.
          Článek 11:
          Tento Spisový a skartační řád nabývá účinnosti dne 1. listopadu 2009
            Ing. Petr Bartoš
            vedoucí Úřadu Rady pro rozhlasové a televizní vysílání